Die wichtigsten Tools für die digitale Collaboration
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Die wichtigsten Tools für die digitale Collaboration

Digitale Zusammenarbeit wird immer mehr zu einem festen Bestandteil der täglichen Kollaboration in Unternehmen. Die digitale Transformation macht es möglich, dass das Teamwork zusehends durch diverse Collaboration Tools unterstützt und vereinfacht wird. Dabei müssen die Teammitglieder nicht länger alle in einem Büro sitzen, sondern können ihre Aufgaben problemlos von verschiedensten Orten, aus dem Homeoffice oder von unterwegs erledigen.

Wir von WK IT beschäftigen uns schon lange mit den verschiedensten Collaboration Tools. Nachfolgend möchten wir einige der besten Tools einmal genauer vorstellen. Alle diese Tools wurden von uns auf Herz und Nieren geprüft und sind sowohl bei unseren Kunden als auch bei uns im Einsatz.

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UNSERE TOOLEMPFEHLUNGEN:

SharePoint – Mobiles Intranet zum Teilen von Daten und Informationen

SharePoint ist ein mobiles Intranet. In SharePoint hat man die Möglichkeit, alle Arten von Informationen zu teilen. (Besprechungs-)Notizen und Wiki-Einträge sind hier gut aufgehoben.

Vorteile:

Die nahtlose Anbindung von OneDrive zu SharePoint ermöglicht es als Team auf alle Dateien problemlos mit einem aktuellen Windows-Rechner zuzugreifen. Auch von unterwegs sind sämtliche Daten weiterhin mithilfe der SharePoint-App aufrufbar. Durch RSS-Feeds kann man sich wichtige Neuigkeiten auf der SharePoint-Startseite anzeigen lassen und so immer auf dem neusten Stand gehalten werden. Die Navigationsleiste ist variabel einstellbar. So kann jeder dem SharePoint seines Teams einen persönlichen Touch verleihen. Das Automatisierungstool PowerAutomate stellt die perfekte Ergänzung zu SharePoint dar. Hiermit können Archiv-Dateien automatisch entpackt, E-Mail-Anhänge automatisch in den SharePoint verschoben oder Genehmigungsprozesse von SharePoint-Listen vereinfacht werden.

Microsoft Teams – Für die zentrale Kommunikation im Unternehmen

Microsoft Teams ist DAS Tool für die zentrale Kommunikation eines Unternehmens.

Vorteile:

Teams macht es möglich, von jedem Ort der Welt zu arbeiten und sich trotzdem (fast) so fühlen, als wären alle Mitarbeiter in einem Büro versammelt. Chat, Onlinebesprechung, Dateifreigabe und Telefonanruf sei Dank sind alle Teammitglieder jederzeit auf dem neuesten Stand. Mithilfe von Chatgruppen können sich mehrere Personen problemlos koordinieren. Der Terminkalender, welcher ganz einfach aus Outlook importiert werden kann, ermöglicht es Besprechungen mit Kunden und Kollegen schnell und problemlos zu planen.

Zusammenarbeiten – an jedem Ort, zu jeder Zeit

Meetings mit Kollegen aus dem Homeoffice oder eine Präsentation für Kunden aus der ganzen Welt gehören heute zum Alltag. Die Digitalisierung bestimmt längst alle Vorgänge in unserer Arbeitswelt. Agilität und Flexibilität sind die Triebfedern für heutige Anforderungen und gewünschte Lösungen.

Um dennoch eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit zu gewährleisten, müssen sich Ihre Mitarbeiter unabhängig und flexibel miteinander austauschen können sowie uneingeschränkten Zugriff auf relevante Daten haben. Dabei dürfen Ort und Zeit keine Rolle spielen.

Microsoft Whiteboard – Digitales Whiteboard für das Homeoffice

Whiteboard ist genau das, was einem als Erstes in den Sinn kommt, wenn man den Namen hört: Ein digitales Whiteboard, das es Teams ermöglicht, in Echtzeit zusammen Inhalte, Skizzen, Bilder und Tabellen zu erstellen.

Vorteile:

Das Tool kommt zum Einsatz, wenn man gerade nicht zusammen an einem Whiteboard arbeiten kann, weil die Kollegen an unterschiedlichen Orten arbeiten oder gerade kein Whiteboard zur Verfügung steht. Das macht Whiteboard zu einem perfekten Kollaborationstool für das Arbeiten aus dem Homeoffice. Verschiedene Stiftfarben und Grafiken vereinfachen die Zusammenarbeit zusätzlich. In Whiteboard arbeiten ist sowohl mit einem virtuellen Stift als auch mit der Tastatur möglich. Außerdem passt sich die Größe des Whiteboards an die jeweiligen Inhalte an – so können in der Theorie unendlich große Whiteboards erstellt werden. Sehr praktisch: Das Whiteboard kann als einzelne Bilddatei exportiert und dann mit anderen geteilt werden.

Microsoft Planner – Aufgaben verteilen und organisieren

Eine tolle Lösung zum Verteilen und Organisieren von Aufgaben im Team ist Planner.  

Vorteile:

Selbst bei einer Vielzahl an Aufgaben kann man mit diesem Tool noch den Überblick behalten. Die einzelnen Aufgaben können den jeweiligen Teammitgliedern zugeordnet und bei Bedarf mit einem Start- und Fälligkeitsdatum versehen werden. Des Weiteren ist es möglich, Links, Anhänge und bis zu 20 Unteraufgaben bei einer Aufgabe zu hinterlegen. All dies erlaubt es, Aufgaben genau zu strukturieren. Hinzugefügte Aufgaben können dann im nächsten Schritt in sogenannte Buckets sortiert werden, um die verschiedenen Aufgabenelemente in beispielsweise in Phasen, Arten von Arbeit oder Abteilungen aufzuteilen. Ist eine Aufgabe abgeschlossen worden, so kann man sie abhaken und somit auf “Erledigt” setzen. Die Aufgabe wird daraufhin archiviert. Sie kann aber nach Belieben jederzeit wieder geöffnet und bearbeitet werden.

Atlassian Confluence – Wiki-Software zum Wissensmanagement und Kollaboration

Confluence bietet die ideale Grundlage für ein Firmenwiki und bringt die wichtigsten Funktionen dafür direkt mit.

Vorteile:

Mit einem umfangreichen Editor können ausführliche Wikis oder Blog-Einträge erstellt werden. Mit Confluence wird es auf einfache Art und Weise möglich, alle Kollegen über die Aktivitäten einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Confluence ermöglicht es Dateien mit anderen Personen aus dem Unternehmen zu teilen und Aufgaben zu planen. Zahlreiche Vorlagen mit vorgefertigten Feldern führen dazu, dass jeder Mitarbeiter viel Zeit spart, wenn er eine neue Seite erstellen möchte. So gibt es u. a. Vorlagen für Onboarding Prozesse, Produktreviews und Marketingaktivitäten. Andere Vorlagen helfen beim „Brainstorming“, „Retrospektive“ oder dem Verfassen von „Besprechungsnotizen“.