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5 Tipps für den Aufbau eines glücklichen und effektiven Teams
Laut einer bitkom Studie arbeiten mittlerweile in 39% der deutschen Unternehmen die Mitarbeiter ganz oder teilweise von Zuhause aus. 43% der Unternehmen gehen davon aus, dass der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice in den kommenden fünf bis zehn Jahren sogar noch weiter steigen wird.
Diese Zahlen zeigen deutlich, dass das “Homeoffice” schon lange nicht mehr nur ein Trend ist. Obwohl für Arbeitnehmer diese Art der Heimarbeit schon längst als eine Standardanforderung an einen modernen Arbeitsplatz gesehen wird, haben viele Arbeitgeber noch immer gewisse Vorbehalte, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken.
Dabei können mittlerweile - der modernen Technologie sei Dank - viele Jobs orts- und zeitunabhängig ausgeführt werden. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die sich scheuen, ihren Mitarbeitern das Arbeiten von Zuhause aus anzubieten. Viele dieser Bedenken sind allerdings unbegründet.
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Wir haben für Sie einmal 5 bewährte Tipps und Tricks gesammelt, wie das Arbeiten im Homeoffice auch in Ihrem Unternehmen problemlos klappt:
1. Den Mitarbeitern vertrauen
Die bisherige Forschung zeigt, dass Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, im Vergleich zu denen ohne Homeoffice einsatzbereiter und zufriedener sind.(1) Es gibt sogar Hinweise, dass das Arbeiten im Homeoffice mit einer höheren Leistung, mehr Engagement und weniger Kündigungsabsichten verbunden ist. Durch das Angebot, von zu Hause arbeiten zu können, kann das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten nachhaltig gestärkt werden.
Allerdings machen viele Vorgesetzte den Fehler, die Produktivität ihrer Mitarbeiter mit der Anwesenheit am Arbeitsplatz gleichzusetzen. Dabei vergleichen sie jedoch Äpfel mit Birnen. Viel wichtiger als die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz ist ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Chef und Mitarbeiter. Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Anwesenheit am Arbeitsplatz mit der Qualität der abgelieferten Ergebnisse zusammenhängt.
Klare Kennzahlen und Fristen helfen den Mitarbeitern, sich selbst zu managen. Dann ist es problemlos möglich, dass Mitarbeiter ohne ständige Überwachung ihre Arbeitszeit selbstständig auf den Tag verteilen und ihre Aufgaben fristgerecht erledigen.
2. Selbstmanagement gezielt unterstützen
Klar ist nicht jeder Mitarbeiter ist gleich gut darin, im Homeoffice zu arbeiten. Manche geben stundenlang Vollgas und vergessen darüber hinaus sogar Pausen zu machen. Andere können sich nur schwer konzentrieren und lassen sich gerne von allem ablenken. Was aber alle Mitarbeiter gemeinsam haben, egal ob sie einem der beiden Typen angehören oder vielleicht genau dazwischen liegen, klare Strukturen helfen beim Selbstmanagement. Raten Sie Ihren Mitarbeitern den Tag, beispielsweise mit einer kurzen Telefonkonferenz mit dem Team zu beginnen oder sich feste Termine für die Mittagspausen in den Kalender einzutragen.
Klare Strukturen sollten auch im Team selbst herrschen. Weiß jeder, was seine Aufgaben sind und wofür er zuständig ist? Hier gibt es diverse Tools, die das Zuteilen und Verwalten von To Dos ermöglichen. Wir können hierfür den Planner von Microsoft Teams empfehlen oder Jira speziell für Softwareentwickler.
3. Kommunikation als A und O
Schnell beim Kollegen am Arbeitsplatz vorbeischauen oder etwas gemeinsam in der Cafeteria besprechen? Dies ist nur bedingt möglich, wenn die Kollegen ortsunabhängig arbeiten. Allerdings gilt bei aller Freiheit trotzdem: Ohne regelmäßigen Austausch geht es einfach nicht. Regelmäßig stattfindende Statusmeetings erleichtern die Abstimmung und stärken das Wirgefühl.
Hier ist es unerlässlich, dass der Arbeitgeber alternative Kommunikationskanäle bereitstellt, über die Ideen vorgestellt und Aufgaben verteilt werden können. Auch der kurze Plausch an der Kaffeemaschine kann hierdurch ersetzt werden.
Der Markt hält mittlerweile zahlreiche Softwaretools wie Teams, Skype, Google Hangouts oder Slack bereit, die einen schnellen und unkomplizierten Austausch zwischen den Mitarbeitern ermöglichen und somit eine adäquate Alternative zu herkömmlichen Meetings darstellen.
4. Passende Technologie bereitstellen
Somit haben wir auch gleich die perfekte Überleitung zu unserem nächsten Punkt, das Bereitstellen der richtigen Technologie. Die oben genannten Tools sind nur eine kleine Übersicht der digitalen Wegbereiter, die es überhaupt erst ermöglichen, dass Teams zeit- und ortsunabhängig tätig sind und dabei die Produktivität nicht leidet.
Folgende Eigenschaften sollte Ihre Softwarelandschaft dabei unbedingt aufweisen: Eine einfache und sichere Dateifreigabe muss möglich sein. Die Software muss geräteübergreifend nutzbar sein und auf diversen Endgeräten problemlos funktionieren. Die Mitarbeiter müssen Zugriff auf sämtliche für sie relevante Dokumente haben und diese am besten noch gemeinsam und in Echtzeit bearbeiten können. Die angesprochenen Kommunikationsmöglichkeiten per Chats, Meetings und Telefonate müssen gegeben sein.
5. Work-Life-Balance (oder Feierabend nicht vergessen!)
Oftmals verschwimmen im Homeoffice die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Man will eine Aufgabe noch unbedingt zu Ende bringen und arbeitet bis spät in den Feierabend, oder man antwortet doch noch eben schnell auf die letzte Chatnachricht des Kollegen. Hier kommt ein weiteres Mal das bereits in Punkt 2 angesprochene Selbstmanagement ins Spiel. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf die Vorteile eines konkreten Zeitplans hin, sodass Arbeit und Freizeit klar voneinander getrennt werden können. Eine weitere Möglichkeit wäre auch das Definieren von festen Zeiträumen, in denen die Mitarbeiter erreichbar sein müssen. So können Ihre Mitarbeiter am Ende des Tages mit gutem Gewissen ihren wohlverdienten Feierabend genießen.
Fazit
Um dafür zu sorgen, dass die eigenen Mitarbeiter glücklich und effizient von Zuhause aus arbeiten, ist gar nicht so schwer. Wichtig ist es, dass die notwendigen Strukturen bereitgestellt werden, die ein effizientes und selbstbestimmtes Teamwork ermöglichen. Ein regelmäßiger Austausch ist unerlässlich und stärkt das Wirgefühl. Sofern dann noch die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, spricht nichts dagegen, dass Ihre Mitarbeiter von Zuhause aus Arbeiten und dabei beste Arbeitsergebnisse erzielen.
(1) “Flexible Working in Organisations - A Research Overview” von Clare Kelliher und Lilian M. de Menezes (2019)
